Делегирование полномочий

Само понятие «делегирование полномочий» означает передачу руководителем проекта определенных полномочий и прав лицу в рамках поставленной задачи. При этом чаще всего ответственность остается на руководителе проекта.

Личная ответственность и делегирование полномочий появились как концепции в управлении предприятий с большим количеством персонала более 50 лет назад. Главное отличие подхода в те времена и сейчас заключается в обосновании необходимости такого подхода.

Раньше большой популярностью пользовалась теория Дугласа Мак-Грегора, в которой существует два подхода к стимулированию работников. Первый – это теория X, для которой характерны тотальный контроль и система наказаний. Второй – теория Y с полным вовлечением работников через личный вклад в работу предприятия.

Сейчас острая конкуренция во всех сферах производства и услуг подталкивает большинство организаций к поиску оптимального построения менеджмента через создание надежных межфункциональных и межуровневых связей, а также децентрализации управления.

Преимущества делегирования полномочий

Руководитель получает больше времени для решения общепроизводственных масштабных задач и освобождается от повседневных. А именно умение правильно распределить работу между всеми работниками предприятия является главной чертой успешного руководителя.

В более полной мере используется весь опыт и знания сотрудников. К тому же делегирование полномочий, благодаря повышению ответственности, приводит к повышению квалификации привлеченных в это процесс специалистов.

Особую роль играет человеческий фактор. Работники начинают чувствовать самостоятельность, появляется ответственность. В то же время руководство компании может выделить среди сотрудников тех, кто более подходит для перехода на более высокий уровень по карьерной лестнице. В целом в коллективе создается атмосфера творческого труда: каждый в полной мере отвечает и работает над поставленной задачей.

Несмотря на то, что большинство компаний считают делегирование полномочий важным звеном в построении работы предприятия, используется эта концепция неправильно. Все дело в том, что необходимо разделять полномочия и ответственность.

Ответственность

Ответственность – это обязательство работника решить ту или иную задачу. Так, при приеме на работу системного администратора новому сотруднику делегируется задача по обеспечению работы всей оргтехники. За что он и получает свое вознаграждение. Если же сеть перестает работать, то в выплате может быть отказано, так как задача не выполнена.

Особенность делегирования основана на том, что оно возможно только при принятии полномочий. В то же время сама ответственность не может быть делегирована. Если предприятие не заключило договор из-за выхода из строя оргтехники, то отвечает за это руководитель предприятия. Даже если в поломке виноват нерадивый системный администратор. Ведь именно руководитель должен обеспечивать бесперебойную работу предприятия в любом случае.

Очень часто в крупных коммерческих структурах высшее руководство может и не знать о существовании каких-либо работников низшего звена, хотя именно последние выполняют большинство конкретных заданий на предприятии. В то же время за работу компании в целом отвечает ее руководство.

Полномочия

Следует четко отделять полномочия от власти. Может делать – это власть, а право делать – это полномочие. Можно не иметь полномочий, но иметь власть. По определению термин «полномочие» означает определенное ограниченное право направлять сотрудников на решение конкретных задач с использованием ресурсов предприятия. Существуют линейные и штабные полномочия.

Линейные передаются непосредственно от начальника к подчиненному и в рамках организации создают несколько уровней управления или цепь команд. Штабные полномочия дают возможность помогать в определенной мере руководству и персоналу, а также давать рекомендации.

Они, в свою очередь, разделяются на параллельные, то есть дающие возможность влиять на решения руководства и расширять штабные полномочия, и функциональные (аппаратно-штабные), представляющие право запрещать или же разрешать те или иные действия в рамках поставленной задачи.

Так, разграничивая полномочия и ответственность, можно создать необходимую степень централизации и децентрализации работы предприятия. То есть усилить линейные полномочия в одной области или же назначить штабные в другой.

Основные характеристики делегирования полномочий

• Результативность. Результат по каждому конкретному делегированию полномочий должен быть четко определенным. Требуется разработать план, иметь достаточный запас материальных и людских ресурсов, а также донести все пункты плана до каждого участника.
• Четкие и ясные цели и задачи каждого. Чем лучше сотрудники понимают все возложенные на них обязательства, тем проще установить степень делегации полномочий. Здесь немаловажным является видение самого руководителя и его умение разграничить сферу влияния на каждый участок производства.
• Подчиненность. Каждый сотрудник должен знать свою сферу деятельности и количество делегированных ему полномочий. На предприятии необходимо построить цепочку от высшего руководства до самого низшего звена. Что в свою очередь создает уровень полномочий и меру ответственности каждого.
• Единоначалие. Эта характеристика выражает меру взаимосвязи каждого руководителя и работника. Для работы предприятия важно, насколько приказы, отдаваемые руководством, соответствуют результату.
• Безусловная ответственность. За всю организацию в полной мере отвечает руководитель, так же, как сотрудник полностью отвечает за свой круг работ в рамках делегируемых полномочий. Каждое полномочие требует своей меры ответственности, то есть ответственность не может превышать рамок делегируемых полномочий.

Специально для hqbusiness.ru Кейв Ольга