Оптимизация бизнес-процессов

На большинстве предприятий после их образования возникают явные и неявные проблемы с эффективностью протекания бизнес-процессов. Для устранения или предупреждения этих проблем необходима своевременная оптимизация бизнес-процессов. Эти мероприятия предполагают выполнение ряда действий по описанию (моделированию) существующих правил и приемов работы, взаимодействия между подразделениями и осуществлению их анализа с учетом стратегических задач фирмы.

Что предстоит процессу оптимизации

В основе деятельности любого предприятия лежит разработка стратегии. Она нацеливает работу персонала на следование общему курсу развития, повышает эффективность взаимодействия структурных подразделений и позволяет избежать разнонаправленных действий. Для фиксации результативности выполнения стратегии необходимы соответствующие показатели.

Отлично проявила себя ССП (сбалансированная система показателей), которую создали Р. Каплан и Д. Нортон. Ее структура основана на разделении бизнес-процессов на следующие линии:

• финансовое направление,
• потребительское направление,
• направление внутренних процессов,
• направление на обучение и рост.

Моделирование бизнес-процессов

Имея ясное представление о стратегических задачах фирмы, можно приступить к моделированию бизнес-процессов. То есть показать реальную деятельность, которую предприятие осуществляет для реализации своей стратегии. Модель обычно отображается посредством схем, графиков и таблиц. Это облегчает восприятие и анализ, а также позволяет упростить принятие решений об оптимизации.

При отображении бизнес-процессов в поле зрения должны попасть показатели, которые измеряют процессы. Например, анализируя «привлечение клиентов», учитываются показатели «затраты на клиентов» и «количество привлеченных клиентов». Кроме того, необходимо помнить, что моделирование не осуществляется раз и навсегда. Изменения на предприятии будут отражаться на бизнес-процессах.

Непосредственно оптимизация бизнес-процессов

Промоделированные бизнес-процессы сами по себе не могут указать на направления улучшений. Необходимо мысленно объединить модель со стратегическими задачами, стоящими перед предприятием. К примеру, изучая реализацию стратегии, вы заметили, что показатель издержек завышен. В этой связи нет необходимости рассматривать бизнес-процессы отдела сбыта, тут скорее проблема в отделе производства или снабжения.

Кроме того, при проведении анализа бизнес-процессов не нужно распылять силы, направляя их на изучение операций, которые оказывают незначительное влияние на эффективность работы предприятия. Например, уделять внимание тому, как работник взаимодействует с отделом кадров, пытаясь получить определенные сведения.

Использование программных средств

С широким внедрением ПК в работу различных структур и подразделений производственных предприятий, учреждений и организаций появились и программные приложения для нужд бизнеса, в том числе обеспечивающих работу с бизнес-процессами. В РФ широкую популярность получили следующие средства моделирования: AllFusion Rational Rose, Oracle Designer, Process Modeler (BPWin), ARIS и AllFusion ERwin Data Modeler (ERWin).

Вместе с тем выбор между тем или иным программным инструментом необходимо делать с учетом масштабов и сложности существующих бизнес-процессов. Для решения проблем моделирования на малых предприятиях каких-либо мощных вспомогательных средств не требуется. Можно обойтись простыми программами типа BP Win или даже MS Word.

Специально для hqbusiness.ru Sergionicl